Dù chưa được một lần đến với Đà Nẵng – Hội An, nhưng với tôi nơi đó luôn là điểm đến thú vị. Ở đó có những bãi biển đẹp, những cảnh đẹp quyến rũ và cả khu phố cổ ấn tượng. Và tháng 9 vừa rồi, tôi quyết định, gạt bỏ tất cả để làm một chuyến du lịch Đà Nẵng Hội An ý nghĩa nhất của tuổi trẻ.

Nghiệp vụ thông báo nhận phòng khách sạn

Để khâu nhận phòng khách sạn được chủ động và nhanh chóng, hướng dẫn du lịch cần tiến hành thông báo trước danh sách phân phòng và yêu cầu khách du lịch chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân. Bên cạnh đó, các công việc khác cũng cần được thực hiện như xác định với du khách về các dịch vụ đã đặt trước trong chương trình du lịch để tiến hành điều chỉnh kịp thời nếu cần. Hoặc cung cấp cho khách những thông tin dịch vụ có sẵn tại khách sạn trước khi nhận phòng khoảng 15 – 30 phút.

Tìm Hiểu Quy Trình Nghiệp Vụ Hướng Dẫn Du Lịch Là Gì?

Hướng dẫn du lịch luôn là một ngành nghề “hot” đầy tiềm năng trong xu hướng hội nhập quốc tế và mục tiêu phát triển kinh tế du lịch bền vững của nước ta hiện nay. Trong đó, ngành nghề này yêu cầu nguồn lớn nhân lực phải thành thạo nghiệp vụ hướng dẫn, được đào tạo bài bản và chuyên sâu. Hãy cùng Cao đẳng Du Lịch Sài Gòn tìm hiểu chi tiết về nghiệp vụ hướng dẫn du lịch trong bài viết dưới đây!

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên với trưởng đoàn

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn du lịch và trưởng đoàn vừa là quan hệ đồng nghiệp vừa là quan hệ cấp trên, cấp dưới, cần phối hợp làm việc nhịp nhàng với nhau để đảm bảo mức độ thành công của chuyến du lịch. Trong đó, trưởng đoàn là người đại diện công ty lữ hành và thành viên có tiếng nói trong đoàn khách có nhiệm vụ: nhắc nhở, kiểm tra số lượng khách, quản lý hộ chiếu, giấy tờ cần thiết của du khách, giao nhiệm vụ cho hướng dẫn du lịch,…

Để xây dựng quan hệ tốt với trưởng đoàn, hướng dẫn du lịch cần phải lưu ý luôn giữ thái độ hợp tác, sự thân thiện, kính trọng cũng như không can thiệp vào công việc nội bộ trưởng đoàn. Khi xảy ra những tình huống phát sinh, hướng dẫn du lịch cần tham khảo, thống nhất ý kiến với trưởng đoàn để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.

Trên đây, trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn đã tổng hợp thông tin về nghiệp vụ hướng dẫn du lịch đầy đủ và chi tiết nhất. Với nhu cầu du lịch tăng cao hiện nay, hướng dẫn du lịch trở thành ngành nghề được rất nhiều bạn lựa chọn. Tuy nhiên, đặc trưng công việc này yêu cầu bạn phải có những kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ du lịch vững chắc. Đồng thời, sự nhiệt huyết, đam mê và bản lĩnh cũng không thể thiếu để bạn có thể theo đuổi, phát triển trở thành một hướng dẫn du lịch chuyên nghiệp trong tương lai.

Giai đoạn sau khi kết thúc chương trình du lịch

Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch sau khi kết thúc chuyến đi tour

Giai đoạn sau chuyến đi của quy trình nghiệp vụ du lịch là giai đoạn tổng kết lại kết quả của chương trình du lịch, rút kinh nghiệm cũng như quyết toán các khoản chi phí. Dưới đây là những công việc hướng dẫn du lịch cần phải làm sau khi kết thúc chuyến đi:

Hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc báo cáo đoàn và họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình du lịch. Trong đó, các hình thức và biểu mẫu báo cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty như: báo cáo miệng, báo cáo trực tuyến,… Thông thường, báo cáo sẽ được nộp trong vòng từ 1 – 3 ngày với những nội dung trình bày về việc thực hiện chương trình du lịch như:

Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch bao gồm việc thực hiện công việc quyết toán những khoản chi của đoàn du lịch theo mẫu quy định và gửi cho phòng điều hành, phòng kinh doanh hoặc phòng kế toán trong thời gian quy định của công ty. Hiện nay, một số công ty có áp dụng hình thức quyết toán online (trực tuyến) để hỗ trợ quy trình xử lý công việc được nhanh chóng, chặt chẽ hơn.

Về nội dung của bảng báo cáo quyết toán chi phí sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng các khoản phí, kèm với các biên lai, hóa đơn, chứng từ ký nhận dịch vụ, vé tham quan, vé tàu xe,… để chứng minh. Đặc biệt, hướng dẫn du lịch cần lưu ý về nguyên tắc tài chính: “có hóa đơn mới thanh toán”. Điều này có nghĩa là hóa đơn nhận thanh toán sử dụng dịch vụ trong quá trình du lịch phải hợp lệ để có cơ sở quyết toán với đơn vị lữ hành sau khi kết thúc chương trình.

Thuyết minh các tuyến điểm trên xe

Nghiệp vụ thuyết minh về các điểm đến tham quan trên xe

Để du khách làm quen trước địa điểm sẽ đến tham quan, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc thuyết minh về các điểm đặc trưng của điểm đến. Trong đó, tư thế thuyết minh trên xe cần phải nghiêm chỉnh, không thuyết minh quá vội vàng, giọng đọc truyền cảm, mạch lạc để tạo cảm giác thoải mái và được tôn trọng. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch có thể tạo ấn tượng cho phần thuyết minh bằng các hình thức làm thơ hay bài hát,…thu hút sự chú ý của du khách.

Thực hiện nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch cần những kỹ năng gì?

Những kỹ năng cần có khi thực hiện nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

Với tính chất công việc tiếp xúc đa dạng đối tượng khách hàng và di chuyển thường xuyên, hướng dẫn du lịch cần phải trang bị những kỹ năng nhất định để hoàn thành tốt nghiệp vụ cũng như gắn bó lâu dài, phát triển trong nghề. Cụ thể, các kỹ năng quan trọng một người hướng dẫn du lịch cần có bao gồm:

Nghiệp vụ tổ chức trò chơi hoạt náo trên xe

Trong quá trình di chuyển đến các điểm du lịch, đặc biệt là những chuyến đi dài, khách du lịch rất dễ cảm thấy nhàm chán. Để tăng sự hứng khởi cho đoàn khách, hướng dẫn viên lịch có thể tổ chức một số trò chơi nhỏ phù hợp, giúp khuấy động không khí, gắn kết các thành viên trên xe. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch nên chuẩn bị một ít món quà nhỏ lưu niệm để làm giải thưởng, góp phần tăng thêm phần hấp dẫn của trò chơi.

Nghiệp vụ thông báo ăn sáng, trưa và chiều tại nhà hàng

Hướng dẫn du lịch cần thông báo số lượng khách hàng, lưu ý về thức ăn của khách hàng như ăn chay, thực phẩm dị ứng,.. cho nhà hàng lên thực đơn và báo trước thời gian đoàn sẽ đến nơi. Đồng thời, tiến hành kiểm tra thực đơn của của toàn bộ đoàn và bàn giao lại cho trưởng đoàn. Bên cạnh đó, hướng dẫn du lịch cũng sẽ thực hiện các công việc chuẩn bị bố trí bàn ăn, kiểm tra dịch vụ phục vụ trước khi ăn cũng như sẵn sàng phục vụ gọi thêm món hay thay món, hướng dẫn du khách trong khi ăn.

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và người dân địa phương

Mối quan hệ giữa người dân địa phương và hướng dẫn du lịch

Đối với những chương trình du lịch liên quan đến quá trình tham quan, tìm hiểu văn hóa lịch sử, nét đặc trưng của địa phương thì thường được gọi với khái niệm là du lịch cộng đồng. Trong đó, người dân địa phương có tác động lớn đến sự phát triển du lịch, quyết định thành công và tính bền vững của các hoạt động du lịch tại địa phương. Do đó, mối quan hệ giữa hướng dẫn du lịch và người dân địa phương có sự gắn kết chặt chẽ với nhau.

Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch là gì?

Nghiệp vụ hướng dẫn là hoạt động sử dụng ngôn ngữ để giải thích, cung cấp thông tin liên quan đến các điểm du lịch

Trước đây, các du khách thường đi du lịch tự phát và tự thỏa mãn những nhu cầu thông thường trong chuyến đi như đi lại, lưu trú, ăn uống hay giải trí,… Càng về sau, nhu cầu trải nghiệm du lịch của du khách đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các cá nhân, tổ chức, làm tiền đề cho ngành Du lịch và Lữ hành ra đời. Theo thời gian, nhu cầu của khách du lịch ngày càng cao, phong phú, đa dạng giúp hoạt động kinh doanh du lịch ngày càng được quan tâm và du lịch được công nhận là ngành kinh tế tổng hợp vào năm 1971 bởi Hội nghị quốc tế về du lịch.

Ngành Du lịch tại Việt Nam chính thức có mặt khi Quốc trưởng Bảo Đại cho lập Sở Du lịch Quốc gia ngày 5 Tháng Sáu, 1951 và Công chúa Lương Linh, con gái thứ 19 của vua Thành Thái, được biết đến như là một trong những hướng dẫn viên đầu tiên của Việt Nam.

Hoạt động hướng dẫn du lịch là một hoạt động đa dạng, thể hiện sự chuyên biệt hóa cao. Nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch là các hoạt động hướng dẫn và giải thích, cung cấp nhiều thông tin cho du khách trong quá trình tham quan các điểm đến du lịch. Sự thành công trong công tác tổ chức, thực hiện chương trình du lịch phụ thuộc rất lớn vào hoạt động, công việc hướng dẫn viên du lịch. Họ là người thổi hồn vào sản phẩm du lịch, mang lại những cảm nhận đặc sắc trong quá trình trải nghiệm của du khách.

Với yêu cầu nghiệp vụ chuyên biệt, có rất nhiều quan niệm khác nhau về nghề hướng dẫn du lịch, những quan niệm này bắt nguồn từ những nhận thức không đầy đủ hoạt động du lịch mà người hướng dẫn thực hiện. Ví dụ như:

Ở một chừng mực nào đó, những quan niệm trên thể hiện được vài yêu cầu của nghề hướng dẫn du lịch như ngoại hình, kỹ năng sử dụng ngoại ngữ, kỹ năng diễn đạt. Hơn vậy, đây là nghề đòi hỏi hướng dẫn viên du lịch phải thường xuyên trau dồi kiến thức ở nhiều lĩnh vực và liên tục rèn luyện nhiều kỹ năng chuyên môn khác.

Hướng dẫn viên cần có những tố chất nhất định để thực hiện tốt các nghiệp vụ hướng dẫn

Ngoài ra, người hướng dẫn cũng sẽ thực hiện sắp xếp, quản lý lịch trình và đảm bảo an toàn cho du khách cũng như giải quyết những vấn đề phát sinh trong hành trình du lịch. Có thể nói, đây là một ngành nghề yêu cầu nhân lực phải có chuyên môn kiến thức chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực, nghiệp vụ cao cũng như rèn luyện cho bản thân một thể lực tốt và tinh thần nhiệt huyết, sẵn sàng di chuyển thường xuyên. Một số loại hình hướng dẫn du lịch phổ biến hiện nay như:

Tóm lại, hướng dẫn du lịch là một nghề thuộc ngành dịch vụ du lịch. Hướng dẫn viên du lịch, ngoài việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp để giới thiệu, giải thích, trình bày cho du khách về văn hóa, lịch sử, ý nghĩa của các địa danh tham quan; còn kết nối các dịch vụ, tổ chức việc thực hiện chương trình du lịch, các nghiệp vụ hướng dẫn giúp du khách sử dụng các dịch vụ trong chương trình du lịch. Ngoài ra, hướng dẫn viên du lịch sẽ phối hợp với những bộ phận, đơn vị liên quan để xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình tham quan của du khách.

Việc phân loại hướng dẫn viên du lịch được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy theo công tác nhu cầu của từng đơn vị quản lý hướng dẫn viên, trong đó có thể liệt kê các tiêu chí phân loại như sau:

Phân loại hướng dẫn viên du lịch theo Luật Du lịch 2017

Tại khoản 1 và 2, điều 58 của Luật Du lịch 2017 quy định phân loại hướng dẫn viên du lịch như sau:

Trong đó, thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế và thẻ hướng dẫn viên du lịch nội địa có thời hạn 05 năm.